Lập Kế hoạch Email Marketing

Bước 1 – Xác định mục tiêu

Xác định bạn muốn gì từ Email Marketing là bước đầu tiên để bạn có thể có cơ sở cho việc lập kế hoạch email marketing của mình. Các mục tiêu có thể là:
  • Tăng traffic cho trang web của bạn
  • Giúp thúc đẩy doanh số bán hàng?
  • Tăng traffic tại các sự kiện
Lập kế hoạch email marketing
Xác định mục tiêu chiến dịch email marketing

Bước 2 – Định vị độc giả (người đăng ký, subscribers)

Trong các chiến dịch email marketing, subscribers là những người  thật sự muốn nhận thông tin từ bạn, quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn. Có được sự hiểu thấu subscribers của bạn, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nói gì với họ.
Nếu bạn đã có danh sách subscribers thì bạn có thể xác định họ là ai thông qua việc tìm hiểu lại họ đăng ký vào danh sách của bạn bằng cách nào? Tại sao họ lại đăng ký?
  • Nếu họ đăng ký trong quá trình hoàn tất mua hàng thì họ là khách hàng
  • Nếu họ tìm thấy bạn thông qua trang web của bạn hoặc ở nơi công cộng (hội chợ, triển lãm
  • thương mại, vv), thì họ đơn thuần là những liên hệ mà thôi
Nếu bạn chưa có subscriber, ai sẽ là subscriber mục tiêu của bạn? Họ có thể là:
  • Những người quan tâm đến nội dung bạn viết nếu bạn là blogger,
  • Những người quan tâm đến tình hình trong ngành nếu bạn cung cấp giải pháp về ngành đó
  • Những người muốn biết về sản phẩm mới của bạn hoặc làm thế nào họ có thể sử dụng sản phẩm mà họ đã mua từ bạn một cách tốt hơn
Việc của bạn là xác định làm thế nào bạn sẽ tìm thấy những người này, và bạn sẽ vẽ ra viễn cảnh gì để họ muốn đọc thông tin trong email của bạn?

Bước 3 – Xây dựng nội dung

Sau khi đã biết rõ bạn sẽ nói chuyện với ai, bạn sẽ phải nghĩ đến việc sẽ nói gì với họ.  Đó chính là nội dung bạn cần gửi đến độc giả của mình. Khi lập kế hoạch email marketing, bạn cần suy nghĩ trước về các nội dung này. Hãy suy nghĩ xem lý do tại sao họ đăng ký, họ muốn thông tin gì từ bạn, sau đó thì tập trung vào việc tạo ra và chuyển nội dung đó cho họ.
Nội dung là phần quan trọng nhất trong bản tin của bạn. Dưới đây là một số lời khuyên cho việc tạo và thu thập nội dung hấp dẫn mà sẽ nói chuyện với độc giả của bạn:
  • Đối xử với độc giả của bạn như khách VIP: cho họ là người đầu tiên biết về các SP mới và khuyến mãi đặc biệt dành riêng cho họ, cho họ thấy được giá trị của việc đăng ký nhận tin
  • Luôn có lợi ích: Luôn chắc chắn rằng nội dung bản tin mà bạn đem đến cho độc giả là một cái gì đó mà họ không có trước đây.
  • Hiển thị tính cách: đưa tính cách của bạn vào – có thể là giọng nói, giai điệu, và hài hước, đó là những lý do quan trọng tại sao khách hàng của bạn đã đồng ý nhận bản tin ngay từ đầu. Cố gắng viết như là bạn đang nói chuyện với một trong những khách hàng vậy
  • Viết ngắn gọn: Bạn nên giữ cho bản tin ngắn gọn và đánh đúng trọng tâm để người đọc dễ tiêu hóa. Nếu nội dung thật sự dài, bạn chỉ nên đưa vào email đoạn đầu tiên hay một số tóm tắt về nội dung rồi link đến phần còn lại.

Bước 4 – Thiết lập tần số chạy chiến dịch

Dựa trên các mục tiêu đặt ra, đặc điểm của đối tượng mục tiêu,… bạn sẽ quyết định tần số chạy chiến dịch. Bạn nên gửi email ít nhất 1 lần hàng tháng, cũng có thể mau hơn nếu bạn có điều gì đó thật hữu ích muốn đem đến cho subscribers. Luôn nhớ là, nội dung là quan trọng nhất.
Cẩn thận là đừng để bỏ qua nhiều tháng liên tiếp như vậy, bởi vì một số subscriber có thể quên là họ đã đồng ý nhận bản tin của bạn  nhưng sau đó lại đánh đấu spam. Cũng nên chú ý đến các sự kiện, ngày lễ cũng như các sự kiện tương tự và có kế hoạch phù hợp.

Bước 5 – Lên lịch gửi mail

Có một lịch chạy chiến dịch email marketing cụ thể sẽ rất giúp ích cho người viết nội dung, người thiết kế, người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc của mình. Thông thường, trong một chiến dịch email marketing, các bước gửi email thường có liên hệ với nhau, bước gửi email sau dựa trên kết quả thực hiện của bước gửi email trước đó.
Các bước thực hiện phổ biến trong một chiến dịch email marketing
Các bước thực hiện phổ biến trong một chiến dịch email marketing
Sau bước 5 bạn có được một bản kế hoạch Email marketing hoàn chỉnh. Trong quá trình thực thi, bạn có thể bổ sung các thông tin cần theo dõi và làm cơ sở để phân tích, điều chỉnh kế hoạch. Một bản kế hoạch và theo dõi thực hiện có thể bao gồm các thông tin như sau
Kế hoạch thực hiện:
  • Ngày gửi
  • Người phụ trách
  • Chủ đề mail: ebook, bản tin định kỳ..
  • Trạng thái: Chưa bắt đầu, Đang chuẩn bị, Sẵn sàng để Test, Đã lập lịch, Đã gửi
  • Tiêu đề và Nội dung email (có thể là link đến nội dung)
  • Mục tiêu: lấy thông tin, lấy click, lấy đăng ký,..
  • Danh sách nhận mail (những người sẽ được gửi)
  • Danh sách loại trừ (sẽ loại nhứng người này khỏi danh sách)
Theo dõi thực hiện
  • Tổng số mail đã gửi
  • Tổng số mail đã gửi thành công
  • Tổng số và tỷ lệ mở emails (tổng, tổng duy nhất)
  • Tổng số và tỷ lệ click links trong email (tổng, tổng duy nhất), có thể cụ thể đến từng link
  • Số người đăng ký mới bạn có được từ đăng ký vào form của những người đã được gửi mail